Gedankenwelten der internen Kommunikation

Hier wird Werbung gemacht, um die Ware/Dienstleistung des Unternehmens zu bewerben. In der Denkweise vieler Unternehmen müssen möglichst viele Kontakte mit potenziellen Käufern erreicht werden, um Bekanntheit und Bedürfnis herzustellen und zu erhöhen. Dafür wird ost sehr viel Geld in die Hand genommen, nicht selten hunderttausende bis viele Millionen Euro, und das nicht nur für Extrembeispiele wie Super Bowl oder FIFA Weltmeisterschaften, das Weihnachtsgeschäft oder neue Produkte und Marken.
Externe Kommunikation: Laut, sichtbar – und teuer
Die externe Kommunikation ist das Schaufenster eines Unternehmens. TV, OOH, Radio und Online – viele klassische Kanäle, die Konsumenten erreichen (sollen). Diese Sichtbarkeit hat ihren Preis. Ein 30 Sekunden Spot zur Primetime kostet schnell 40.000 EUR, eine Einzelseite in einer bekannten Tageszeitung 25.000 EUR, eine Woche Plakat oder City Light 25.000 EUR und so weiter.
Hinzu kommen Ausgaben für Agenturen, Content-Produktion, Mediaplanung und vieles mehr.
Interne Kommunikation: Leise, unsichtbar – und unterschätzt
Die zweite Säule jedoch, die interne Kommunikation, erreicht die Mitarbeitenden eines Unternehmens. Jene Menschen, die für die Produktion und das Existieren einer Dienstleistung unerlässlich sind. Und somit als Säule in keinster Weise der Säule der externen Kommunikation in irgendeiner Weise nachsteht.
Beide tragen sie das Dach des Unternehmens. Fällt eine der beiden Säulen um, bricht das Unternehmen zusammen.
Die Interne Kommunikation wirkt im Inneren des Unternehmens. Sie verbindet Teams, fördert Zusammenarbeit, vermittelt Werte und vor allem Identifikation und sorgt dafür, dass alle am selben Strang ziehen. Ohne sie gäbe es keine funktionierenden Prozesse, keine Innovationen – und letztlich auch keine Produkte oder Dienstleistungen, die verkauft werden könnten.
Trotz ihrer zentralen Rolle wird interne Kommunikation oft als „nice to have“ betrachtet.
Dabei ist sie  vergleichsweise günstig. Mit  20 bis 45 Euro pro Mitarbeiter:in und Jahr ist die interne Kommunikation in der Basis schon finanziert. Ein Unternehmen mit  1.000 Mitarbeiter:innen müsste also nur auf eine Schaltung in einer Tageszeitung verzichten, um die Interne Kommunikation auf mehr als solide Beine zu stellen. Und das für ein volles Jahr, wo die Tageszeitung nur 1 Tag wirkt.
Das ist ein Bruchteil dessen, was für externe Maßnahmen ausgegeben wird – und dennoch kann sie eine enorme Wirkung entfalten. Oftmals leider nur in der Theorie.
 
Warum interne Kommunikation mehr Aufmerksamkeit verdient
Mitarbeitende sind Markenbotschafter:innen
Wer intern gut informiert ist, spricht auch extern positiv über das Unternehmen. Jede:r Mitarbeitende ist ein Multiplikator – ob im privaten Umfeld, auf sozialen Kanäleni m www oder im Kundengespräch.
Gute Kommunikation steigert die Produktivität
Egal ob die Reinigungskraft, der Junior Marketing Specialist oder der CEO – jeder braucht die für sie/ihn notwendigen Informationen, um ihre/seine Arbeit bestmöglich zu verrichten. Das schafft interne Kommunikation, denn klare Informationen, transparente Entscheidungen und ein wertschätzender Umgang fördern Motivation und Effizienz. Missverständnisse und Reibungsverluste kosten hingegen Zeit und Geld.
Kultur entsteht durch Kommunikation
In der Werbung wollen sich alle immer voneinander abheben. Viel Geld wird in Agenturen investiert, die Studien zum Mitberwerb erstellen, Ausrichtungen definieren, Corporate Identity immer wieder neu definieren. Dabei ist auch die Kultur im Inneren des Unternehmens ein maßgeblicher Teil des Gesamten. Werte, Visionen und Strategien leben nicht auf PowerPoint-Folien, sondern in Gesprächen, Meetings und digitalen Kanälen. Interne Kommunikation ist das Medium, durch das Unternehmenskultur entsteht und gepflegt wird.
Veränderungen brauchen Kommunikation
Heute mehr denn je, verändern sich die Gegebenheiten und Umstände. Niemand  möchte mehr warten, alles soll gleich passieren. Und dann arbeiten manche Unternehmen trotzdem noch mit einem Aushang am Schwarzen Brett, um die Mitarbeiter:innen in der Produktion zu erreichen?
Ob Transformation, Wachstum oder Krisen – ohne eine starke interne Kommunikation sind Veränderungen kaum zu bewältigen. Sie schafft Orientierung und Vertrauen.
Fazit: Investition in die  Säule der Intermen Kommunikation lohnt sich
Ein Unternehmen, das nur auf externe Kommunikation setzt, baut auf einem einseitigen Fundament. Erst die Kombination aus starker Außenwirkung und lebendiger interner Kommunikation macht Organisationen zukunftsfähig. Die Investition in interne Kommunikation ist nicht nur sinnvoll – sie ist notwendig.
Denn am Ende sind es die Menschen im Unternehmen, die Ideen entwickeln, Produkte gestalten und Dienstleistungen erbringen. Sie verdienen eine Kommunikation, die sie erreicht, einbindet und stärkt. Und das für einen Bruchteil dessen, was eine Anzeige in der Zeitung kostet.
Und das Beste: sie steht oft binnen 2 Wochen und wächst im Laufe der Zeit, wie ein Keimling sich in einen Baum verwandelt.
 
 

Das Unternehmen mit der Verwaltung, aber auch die Mitarbeitende an die Möglichkeiten
der Moderne anzubinden birgt ungeahnte Möglichkeiten, die viele Führungskräfte noch
nicht erkannt haben.
Viele Organisationen kämpfen noch mit fragmentierten Systemen: Zeiterfassung hier,
Schulungsplattform dort, HR-Prozesse über ein separates Portal. Interne
Kommunikation läuft oft gar über mehrere verschiedene Kanäle, da einzelne
Arbeitsgruppen und Abteilungen auch unterschiedliche Zugänge haben (Officekräfte vs.
Blue Collar). Diese Insellösungen führen zu Medienbrüchen, ineffizienten Prozessen und
einer schlechten User Experience. Und dies wiederum erhöht die Unzufriedenheit und
Fluktuation im Unternehmen. (Die Kosten, neue Mitarbeitende zu suchen sind
hinlänglich bekannt, vom Wissensverlust noch gar keine Rede.)
Die Lösung? Ein integriertes Ökosystem, das alle relevanten Funktionen in einem
zentralen Kommunikations-Hub vereint.
Der zentrale Hub: Mitarbeitende-App als soziales & mobiles Intranet
Im Mittelpunkt steht eine Mitarbeitende-App, die als „soziales und mobiles Intranet“
fungiert. Sie ist nicht nur ein Informations- und Kommunikationskanal,
Wissensdatenbank, sondern die zentrale Plattform für alle relevanten Unternehmensund Tätigkeitsinformationen. Über diesen Hub können Mitarbeitende:

• Unternehmensnews und Updates erhalten – transparent und in Echtzeit.
• Dienstpläne und Soll-Zeiten einsehen, Urlaubsanträge stellen und verbleibendeUrlaubstage prüfen.
• Digitale Lohnzettel abrufen – sicher und jederzeit verfügbar.
• HR-Anfragen über einen Chatbot klären, ohne die Personalabteilung telefonisch kontaktieren zu müssen.
• Schulungen und Sicherheitsunterweisungen mobil absolvieren, unabhängig von Standort und Arbeitszeit.
• u.v.m.

Beispiel
eLearning und Unterweisungen müssen von vielen mobilen Fachkräften von einer
Workstation irgendwo im Unternehmen vollzogen werden. Informationen werden über
private Email-Adressen übermittelt. Lohnzettel werden oft noch ausgedruckt, gefaltet
und mit Umschlag und Porto versendet. Für eine Übersicht an Resturlaubstagen muss
oft die Lohnbuchhaltung angerufen werden. Dabei können alle Themen zentral in einer
Mitarbeitenden-App abgebildet werden. Mobil, standortunabhängig und zentral greifbar
für alle Mitarbeitenden.
Integration statt Fragmentierung
Das Besondere an diesem Ansatz ist die Anbindung verschiedener Systeme wie:

• Zeiterfassung und Einsatzplanung
• Learning Management Systeme (LMS)
• HR Suites
• Aufgaben- und Projektmanagement-Tools
• Digitale Prozesse statt papierbasierter Wahnsinn

Diese Integration schafft eine einheitliche Nutzererfahrung und reduziert die Komplexität
für Mitarbeitende. Statt sich in verschiedenen Portalen anzumelden, finden sie alles an
einem Ort – intuitiv und mobil. Und das, ohne Abhängigkeit von Kolleg:innen aus der
Verwaltung.
52%* der Unternehmen würden gerne Synergien besser nutzen, um Ressourcen einzusparen. Aber 36%* tun es nicht, da die Tools nicht vernetzt sind. 43%* sind unterbesetzt und haben die Ressourcen für die Umsetzung nicht. Hier beißt sich die Katze in den Schwanz, da eine Initiative zum Ökosystem in Folge diese Ressourcen freimachen kann.
Mehrwert für Unternehmen und Mitarbeitende
Ein solches Ökosystem bietet klare Vorteile:

• Bindung von Fachkräften: Mitarbeitende fühlen sich informiert und eingebunden, was die Fluktuation senkt.
• Kostenreduktion: Weniger Personalaufwand in HR, weniger Rückfragen, weniger Medienbrüche.
• Prozess-Skalierbarkeit: Automatisierte Workflows sparen Zeit und machen Abläufe effizienter.
• Wissensmanagement: Zentrale Plattformen verhindern Informationsverlust und fördern den Wissenstransfer.
• Zukunftsfähigkeit: Unternehmen, die digitale Kommunikation strategisch aufsetzen, sind besser gerüstet für Remote Work und hybride Modelle.

FAZIT: Ein Booster für die digitale Transformation

Die Einführung eines integrierten Kommunikations-Hubs ist kein reines IT-Projekt,
sondern ein strategischer Schritt in Richtung Zukunftsfähigkeit. Einmal analysiert und
sinnvoll implementiert, wird dieses System zum Booster für Effizienz,
Mitarbeiterzufriedenheit und Wettbewerbsfähigkeit. Unternehmen, die heute auf ein
integriertes Ökosystem setzen, schaffen die Grundlage für eine agile, vernetzte und
skalierbare Organisation. Es ist auch wichtig, seinen Mitarbeitenden diese Veränderung
zuzutrauen. Wir reiten ja auch nicht mehr auf Pferden zur Arbeit

verteilte Teams und steigender Zeitmangel machen es immer schwieriger Buddies diese Rolle neben dem Tagesgeschäft erfüllen zu lassen.
Gleichzeitig sind digitale Tools heute deutlich leistungsfähiger als noch vor wenigen Jahren. Intranets, Wissensplattformen und KI-gestützte Assistenzsysteme übernehmen Aufgaben, die früher zwangsläufig bei Menschen lagen. Das wirft eine berechtigte Frage auf: Wie viel Buddy-System lässt sich eigentlich digital ersetzen? In der Praxis geht es dabei weniger um Ersatz als um ein zeitgemäßes Zusammenspiel von persönlicher Begleitung und digitalen Strukturen im Onboarding.

Was ein Buddy wirklich leistet

Um die Rolle eines Buddies zu verstehen, hilft ein Blick in den Arbeitsalltag. Denn ein Buddy ist weder ausschließlich Beziehungsperson noch reiner Wissensvermittler. In der Praxis ist es meist eine Mischung aus beidem. Dabei geht es selten darum, das Buddy-System zu ersetzen. Vielmehr stellt sich die Frage, wie es sinnvoll ergänzt werden kann – gerade in hybriden Arbeitsmodellen.

Peter ist neu im Unternehmen. Am ersten Tag ist vieles gut vorbereitet: Laptop, Zugänge, erste Termine. Trotzdem bleiben Fragen offen. Manche sind fachlicher Natur, andere eher grundlegend. Wie laufen Aufgaben hier typischerweise ab? Wer ist für was zuständig? Und worauf sollte man in den ersten Wochen besonders achten?

Anna ist Peters Buddy. Sie beantwortet fachliche Fragen, erklärt Abläufe und hilft ihm, sich im Arbeitsalltag zurechtzufinden. Gleichzeitig merkt sie, dass nicht jede Frage ein Gespräch braucht. Manches möchte Peter in Ruhe nachlesen, vielleicht abends oder zwischen zwei Aufgaben. Gerade in Momenten der Stillarbeit ist es hilfreich, Informationen gebündelt und verständlich vorzufinden.

Darüber hinaus stellen Buddies Kontakte her, erklären informelle Wege und helfen dabei, sich im sozialen Gefüge des Unternehmens zurechtzufinden. Oft sind es genau diese Hinweise, die nicht offiziell dokumentiert sind, aber den Arbeitsalltag spürbar erleichtern.

Gerade in den ersten Wochen trägt diese persönliche Begleitung maßgeblich dazu bei, dass sich neue Mitarbeitende mit dem Unternehmen identifizieren und langfristig gebunden fühlen.

Genau hier zeigt sich, was ein Buddy leisten kann – und was nicht ausschließlich bei ihm liegen sollte. Buddies sind wichtige Ansprechpersonen für fachliche Einordnung und praktische Tipps. Sie erklären Zusammenhänge, geben Kontext und teilen Erfahrungen. Gleichzeitig ist es für neue Mitarbeitende entlastend, nicht für jede Rückfrage jemanden ansprechen zu müssen, sondern sich eigenständig einlesen zu können.

Wenn digitale Grundlagen Gespräche besser machen

Diese Mischung ist entscheidend. Wenn Informationen jederzeit zugänglich sind, entstehen Gespräche auf einem anderen Niveau. Statt Grundlagen immer wieder neu zu erklären, kann Anna mit Peter über Inhalte sprechen, über Prioritäten, über typische Stolpersteine im Projekt. Das macht den Austausch wertvoller – für beide Seiten.

Ein Buddy ist damit nicht nur jemand, der Antworten gibt, sondern jemand, der Lernen begleitet. Digitale Inhalte ersetzen diese Rolle nicht, sie unterstützen sie. Sie schaffen Raum für selbstständiges Arbeiten, für Vertiefung und für Gespräche, die über das reine „Wie funktioniert das?“ hinausgehen.

Genau hier liegt die Stärke digitaler Lösungen. Ein gut aufgebautes Intranet kann viele der wiederkehrenden Fragen zuverlässig abfangen – ohne den persönlichen Austausch zu ersetzen.

Peter sitzt an seinem dritten Arbeitstag an einer Aufgabe, die Konzentration erfordert. Er möchte sich zwischendurch einlesen, ohne jedes Mal jemanden zu unterbrechen. Statt Anna anzuschreiben, öffnet er die Onboarding-Gruppe im Intranet. Dort findet er gebündelt, was er gerade braucht – übersichtlich, aktuell und auf seine Rolle zugeschnitten. Besonders hilfreich ist dabei, schnell zu erkennen, wer für welches Thema zuständig ist und wen er bei Bedarf ansprechen kann.

Er liest nach, wie Abläufe im Unternehmen strukturiert sind, welche Teams wofür zuständig sind und welche Schritte in den ersten Wochen wichtig sind. Manche Inhalte überfliegt er, andere speichert er sich ab, um später darauf zurückzukommen. Dieses selbstständige Nachlesen gibt ihm Sicherheit und das Gefühl, Schritt für Schritt eigenständig anzukommen.

Gleichzeitig sorgt eine zentrale Onboarding-Gruppe im Intranet dafür, dass wichtige Informationen nicht vom Zufall abhängen. Inhalte, Aufgaben und Hinweise stehen für alle neuen Mitarbeitenden gleichermaßen bereit – unabhängig davon, wie erfahren, verfügbar oder strukturiert der jeweilige Buddy ist. So wird sichergestellt, dass alle relevanten Themen zumindest gesehen und eingeordnet werden können – etwa zu Prozessen, Tools oder organisatorischen Grundlagen.

In einer gut gepflegten Onboarding-Gruppe lassen sich zum Beispiel bündeln:

• grundlegende Informationen zu Prozessen, Tools und Zuständigkeiten
• Checklisten für die ersten Tage und Wochen
• typische Fragen, die neue Mitarbeitende beschäftigen
• Hinweise auf Ansprechpersonen und weiterführende Inhalte

Auch Buddies können Teil dieser Onboarding-Gruppe sein, Fortschritte mitverfolgen, Hinweise geben oder bei Bedarf unkompliziert unterstützen – gerade im hybriden oder mobilen Arbeiten.

Statt Wissen immer wieder mündlich weiterzugeben, können neue Mitarbeitende Informationen zeit- und ortsunabhängig abrufen. Das reduziert Unsicherheit und schafft Struktur, besonders in Phasen, in denen konzentriertes Arbeiten oder Stillarbeit wichtig ist.

Für Buddies wie Anna hat das einen spürbaren Effekt. Sie weiß, dass Peter die Grundlagen jederzeit nachlesen kann. Gespräche drehen sich dadurch weniger um formale Fragen und mehr um Einordnung, Prioritäten und Erfahrungen aus der Praxis. Auch HR und Führungskräfte werden entlastet, weil Informationen nicht mehrfach erklärt werden müssen.

Digitale Systeme schaffen so eine stabile Basis. Sie ersetzen den Menschen nicht, aber sie nehmen ihm Aufgaben ab, die keinen persönlichen Austausch erfordern. Genau dadurch wird der persönliche Austausch wertvoller.

Wo digitale Lösungen an ihre Grenzen stoßen

Für Peter funktioniert das digitale Onboarding gut. Er weiß, wo er Informationen findet, kann sich in Ruhe einlesen und fühlt sich fachlich zunehmend sicherer. Viele Fragen klären sich ganz selbstverständlich über das Intranet.

Und trotzdem bleiben Momente, in denen kein Text weiterhilft.

In einem Meeting ist Peter unsicher, ob seine Idee gerade passt. Niemand sagt etwas Negatives, aber die Reaktionen im Raum sind schwer zu deuten. Später fragt er sich, ob Zurückhaltung hier als Vorsicht oder als Unsicherheit wahrgenommen wird. Solche Fragen tauchen nicht im FAQ auf – und lassen sich auch nicht nachlesen.

Genau hier zeigt sich die Grenze digitaler Lösungen. Beziehung lässt sich nicht automatisieren. Vertrauen, Zugehörigkeit und das berühmte „Zwischen den Zeilen“ entstehen im Kontakt mit anderen Menschen. Gerade neue Mitarbeitende profitieren davon, eine feste Ansprechperson zu haben, die nicht nur informiert, sondern auch zuhört.

Digitale Systeme können Inhalte vermitteln, aber keine Stimmung im Team erklären oder Unsicherheiten auffangen, die unausgesprochen bleiben. Sie erkennen nicht, wenn jemand zögert, sich zurückzieht oder sich fragt, ob er oder sie wirklich dazugehört.

Ein Onboarding, das ausschließlich digital funktioniert, kann fachlich korrekt und gut organisiert sein. Gleichzeitig besteht die Gefahr, dass das Ankommen im Unternehmen emotional distanziert bleibt – effizient, aber unpersönlich.

Buddy entlasten statt ersetzen

Wenn digitale Lösungen und Buddies zusammengedacht werden, entsteht kein Kompromiss, sondern ein besseres System. Die produktivste Lösung liegt deshalb nicht im Entweder-oder, sondern in einem hybriden Ansatz, bei dem digitale Systeme das Fundament bilden und menschliche Begleitung gezielt dort ansetzt, wo sie wirklich Wirkung entfaltet.

Für Peter bedeutet das: Er kann sich selbstständig informieren, Abläufe nachlesen und sich fachlich vorbereiten. Er muss nicht für jede Detailfrage den Kontakt suchen. Gleichzeitig weiß er, dass Anna da ist, wenn es um Einordnung geht. Wenn etwas unklar bleibt, wenn Erwartungen unausgesprochen sind oder wenn er einfach eine Rückmeldung braucht.

Für Anna verändert sich die Rolle ebenfalls. Sie ist weiterhin fachliche Ansprechpartnerin, aber nicht mehr dauerhafte Schnittstelle für Informationen. Das Intranet übernimmt die Rolle der verlässlichen Wissensbasis. Dadurch wird Anna entlastet – nicht, weil sie weniger, sondern weil sie gezielter gebraucht wird.

Betrachtet man es so, haben neue Mitarbeitende heute oft zwei Buddies: eine menschliche Ansprechperson für Orientierung und Einordnung – und das Intranet als verlässlichen Begleiter für Informationen, Aufgaben und Gruppen im Onboarding.

Diese beiden Rollen greifen ineinander. Das Intranet gibt Struktur und Verlässlichkeit, der Buddy füllt diese Struktur mit Leben.

Statt Informationen weiterzugeben, kann sie Gespräche führen. Statt Prozesse zu erklären, kann sie Orientierung geben. Statt Fragen abzuarbeiten, kann sie Beziehungen aufbauen. Der Buddy wird so zur Verbindungsperson im Unternehmen, nicht zur Auskunftsstelle.

Diese Rollenverteilung trägt dazu bei, Onboarding nachhaltiger zu gestalten. Neue Mitarbeitende lernen früh, sich selbstständig zu orientieren, ohne sich allein gelassen zu fühlen. Buddies behalten Zeit und Energie für das, was langfristig zählt: Vertrauen, Zugehörigkeit und ein realistisches Verständnis davon, wie Zusammenarbeit im Unternehmen funktioniert.

Gerade in hybriden Arbeitsmodellen zeigt sich, wie wertvoll diese Aufgabenteilung ist. Digitale Strukturen sorgen für Klarheit und Verlässlichkeit – unabhängig von Ort und Zeit. Der Mensch sorgt für Bindung, für Kontext und für das Gefühl, wirklich Teil des Ganzen zu sein. Ein Intranet ersetzt den Buddy daher nicht, sondern macht ihn wirksamer.

Fazit

Die Frage ist nicht, wie viel Buddy-System digital ersetzt werden kann, sondern wie digitale Lösungen das Buddy-System besser machen. Ein gut aufgebautes Intranet nimmt Buddies Routinearbeit ab und schafft Raum für das, was nicht ersetzbar ist.

Für Peter bedeutet das, sich eigenständig orientieren zu können, ohne sich allein gelassen zu fühlen. Für Anna bedeutet es, dort präsent zu sein, wo menschliche Begleitung wirklich gebraucht wird – nicht als Informationsquelle, sondern als Bezugspunkt im Unternehmen.

Die Zukunft des Onboardings ist hybrid. Digital dort, wo Struktur und Verlässlichkeit gefragt sind. Menschlich dort, wo Beziehung, Vertrauen und Zugehörigkeit entstehen. Das Intranet wird so zum Wegweiser im Onboarding, während der Buddy die Orientierung mit Leben füllt.